CONDICIONES GENERALES DE COMPRA: REQUISITOS DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y SST PARA PROVEEDORES

1. Objeto

Este documento establece los requisitos generales de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo que deben cumplir los proveedores, subcontratistas y empresas colaboradoras de PROQUIMIA en el suministro de productos, equipos y servicios.

2. Ámbito de aplicación

Estas condiciones son aplicables a todos los proveedores que suministren:

• Materias primas, productos intermedios y productos terminados.

• Envases y embalajes.

• Equipos de trabajo, maquinaria y equipos de protección individual.

• Servicios, obras y mantenimientos.

• Cualquier otro producto o servicio que pueda afectar a la calidad de los productos, al cumplimiento legal, al medio ambiente o a la seguridad y salud en el trabajo.

3. Requisitos generales aplicables a todos los proveedores

Los proveedores deberán:

• Cumplir toda la legislación aplicable al producto o servicio suministrado.

• Disponer de las autorizaciones, registros, licencias y seguros exigibles.

• Cumplir con el plazo de entrega acordado.

• Garantizar la competencia técnica del personal que participa en el suministro.

• Mantener un sistema adecuado de control de sus procesos que asegure la conformidad de los productos y servicios.

• Conservar los registros necesarios para demostrar el cumplimiento de los requisitos aplicables.

• Comunicar de forma inmediata cualquier incidencia que pueda afectar a la calidad, la seguridad, el cumplimiento legal o el medio ambiente.

• Comunicar previamente cualquier cambio relevante en los procesos de fabricación, materias primas, formulaciones, ubicaciones productivas, subcontrataciones, certificaciones o cualquier otro aspecto que pueda afectar al producto o servicio homologado.

• Mantener las condiciones que motivaron su homologación como proveedor de PROQUIMIA.

• Cuando PROQUIMIA lo establezca, cualquier modificación en los procesos, productos o servicios homologados requerirá su aprobación previa antes de ser implantada.

• Adoptar las medidas correctivas y preventivas necesarias ante cualquier no conformidad detectada, analizar sus causas, implantar las acciones correspondientes y facilitar las evidencias cuando sean requeridas.

• Comunicar inmediatamente cualquier incidencia detectada con posterioridad a la entrega que pueda afectar a la calidad, la seguridad o al cumplimiento reglamentario de los productos o servicios suministrados.

4. Requisitos para el suministro de materias primas, productos químicos y productos terminados

Los proveedores deberán garantizar:

• El cumplimiento de las especificaciones técnicas y de los requisitos de calidad acordados.

• El cumplimiento de los plazos de entrega establecidos.

• La conformidad del producto suministrado.

• La trazabilidad de los lotes y el número de lote en la etiqueta.

• El correcto etiquetado de los productos químicos peligrosos conforme al Reglamento (CE) 1272/2008 (CLP) y, cuando sea de aplicación, conforme a la normativa ADR.

• El suministro de la Ficha de Datos de Seguridad (FDS) actualizada, con una antigüedad máxima de tres años.

• El suministro de la ficha técnica actualizada, con una antigüedad máxima de tres años.

• Que las sustancias cumplan los requisitos establecidos por el Reglamento REACH para los usos previstos.

• Comunicar cualquier modificación en la composición, especificaciones, clasificación, proceso de fabricación o documentación técnica antes de su suministro.

• Garantizar una vida útil mínima de seis meses en el momento de la entrega, salvo acuerdo expreso con PROQUIMIA.

5. Requisitos de envases y embalajes

Cuando el suministro incluya envases o embalajes, el proveedor deberá garantizar:

• • El correcto etiquetado e identificación de los envases.

  • El cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los materiales en contacto con el producto.

  • En caso de que sea aplicable, la aportación del certificado de homologación ADR del envase.

  • En caso de que sea aplicable, la aportación del correspondiente certificado de aptitud para el contacto con alimentos.

  • La identificación de los materiales y componentes que conforman el envase.

  • La disponibilidad de la información relativa a la composición, reciclabilidad, contenido de material reciclado y otras características ambientales de los envases, cuando sea requerida.

  • La disponibilidad de la documentación y de las declaraciones necesarias para acreditar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de envases y residuos de envases, incluido el Reglamento (UE) 2025/40 (PPWR), cuando sea aplicable.

  • La comunicación previa de cualquier modificación de los materiales, componentes, proceso de fabricación o especificaciones de los envases que pueda afectar a su conformidad reglamentaria o a las prestaciones acordadas.

  • El cumplimiento de los requisitos específicos establecidos por la normativa aplicable en materia de envases y residuos de envases.

  • Facilitar, a requerimiento de PROQUIMIA, la información técnica y documental necesaria para permitir el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias aplicables a los envases comercializados por PROQUIMIA.

6. Transporte de mercancías peligrosas

Cuando el transporte esté sujeto a la normativa ADR, el proveedor deberá garantizar:

• El cumplimiento íntegro de la normativa ADR vigente.

• El uso de envases homologados UN cuando sea exigible.

• Que los vehículos, equipos y documentación cumplan los requisitos reglamentarios.

• La correcta estiba e higiene del vehículo.

• Que los conductores dispongan del certificado ADR vigente correspondiente a la especialidad requerida.

• Que el personal implicado en las operaciones de carga y descarga disponga de la formación correspondiente.

• En el caso de suministros mediante cisterna, que el personal disponga de los equipos de protección individual necesarios, incluido el arnés anticaídas, así como de los equipos obligatorios del vehículo (calzos, extintores y demás equipos exigidos por la reglamentación aplicable).

7. Requisitos para equipos de trabajo, maquinaria y EPI

Los proveedores de equipos de trabajo deberán facilitar:

• Ficha técnica del equipo.

• Manual de instrucciones en catalán o castellano.

• Declaración UE de Conformidad.

• Marcado CE.

• Albarán o certificado de instalación, cuando sea aplicable.

• Certificado de calibración inicial e información sobre la frecuencia de calibración, en equipos de inspección y medición.

• Documentación relativa a los requisitos de metrología legal, cuando sea aplicable.

• Formación técnica necesaria para la correcta utilización o mantenimiento del equipo.

• Indicación de las condiciones de garantía comercial del equipo, cuando sea aplicable.

• Información sobre la disponibilidad del servicio técnico, asistencia posventa, disponibilidad de repuestos y plazos de respuesta.

• Se valorará positivamente que los equipos dispongan de un período de garantía superior al mínimo legal, así como de un servicio técnico especializado, con una amplia cobertura y disponibilidad de repuestos durante la vida útil prevista del equipo.

Cuando sea aplicable, también deberá aportarse:

• En equipos ATEX, la Declaración UE de Conformidad conforme a la Directiva ATEX.

• En el caso de cuasi máquinas, la declaración de incorporación y las instrucciones de montaje.

Para máquinas de segunda mano, el proveedor deberá facilitar:

• Identificación del fabricante, modelo y número de serie.

• Información sobre la existencia del marcado CE y de la Declaración UE de Conformidad.

• Manuales, instrucciones, esquemas y documentación técnica disponible.

• Relación de las modificaciones efectuadas en la máquina.

• Fotografías actualizadas de la máquina y de sus elementos de seguridad.

En el caso de fabricantes establecidos fuera de la Unión Europea, deberá disponerse de un representante autorizado establecido dentro de la UE que custodie la documentación técnica correspondiente.

8. Requisitos ambientales

Los proveedores deberán:

• Cumplir la legislación ambiental aplicable.

• Disponer de las autorizaciones ambientales exigibles.

• Minimizar los impactos ambientales derivados de sus actividades.

• Utilizar de forma eficiente la energía, el agua y las materias primas.

• Minimizar la generación de residuos.

• Segregar correctamente los residuos generados.

• Evitar emisiones, vertidos o cualquier forma de contaminación.

• Comunicar inmediatamente cualquier incidencia ambiental que pueda afectar a PROQUIMIA.

• Analizar los incidentes ambientales ocurridos e implantar las acciones correctivas necesarias para evitar su repetición.

• En la selección de aparatos eléctricos y electrónicos, los proveedores deberán priorizar los equipos con una clasificación de eficiencia energética superior, siempre que existan alternativas compatibles con los requisitos técnicos y económicos de PROQUIMIA.

Cuando gestionen residuos derivados de los trabajos realizados, deberán:

• Utilizar exclusivamente gestores autorizados.

• Conservar los justificantes de la correcta gestión de los residuos.

• Facilitar la documentación de trazabilidad cuando sea requerida.

• Gestionar los equipos fuera de uso conforme a la normativa vigente.

9. Requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo

Las empresas contratistas y subcontratistas deberán:

• Cumplir la legislación vigente en materia de prevención de riesgos laborales.

• Cumplir los procedimientos de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) establecidos por PROQUIMIA y aportar la documentación requerida antes del inicio de los trabajos.

• Garantizar que el personal dispone de la formación, cualificación y aptitud necesarias.

• Facilitar y exigir la utilización de los equipos de protección individual adecuados.

• Aplicar las medidas preventivas necesarias para evitar accidentes, vertidos, incendios u otras situaciones de emergencia.

• Cuando la normativa de seguridad industrial exija la inscripción, legalización o puesta en servicio de un equipo de trabajo, el proveedor será responsable de gestionar y entregar toda la documentación necesaria para su correcta legalización ante la autoridad competente, salvo que se acuerde expresamente lo contrario.

Cuando los trabajos afecten a instalaciones sometidas a reglamentación de seguridad industrial (RITE, REBT, RIPCI, REP, APQ u otra normativa aplicable), el proveedor deberá disponer de las habilitaciones, inscripciones administrativas y acreditaciones profesionales exigibles, incluido el correspondiente registro RASIC cuando sea aplicable.

10. Compra sostenible

En los procesos de homologación y evaluación de proveedores, se valorará positivamente que estos dispongan de:

• Un sistema de gestión de la calidad certificado conforme a la norma ISO 9001, IFS, BRC o equivalente.

• Un sistema de gestión ambiental certificado conforme a la norma ISO 14001 o equivalente.

• Un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo certificado conforme a la norma ISO 45001 o equivalente.

• Un Código Ético o Código de Conducta implantado y aplicable a la organización.

• Un canal interno de comunicación o denuncias conforme a la normativa aplicable.

• Políticas de responsabilidad social corporativa (RSC) o criterios ESG.

• Sistemas de medición e implantación de acciones para la reducción de la huella de carbono u otros impactos ambientales.

• Criterios de ecodiseño, economía circular o eficiencia en el uso de los recursos.

• Criterios de análisis del ciclo de vida en el desarrollo, fabricación y suministro de productos y servicios, siempre que sea técnica y económicamente viable.

• Materiales reciclados, reciclables o de menor impacto ambiental.

• Medidas de reducción de embalajes y de optimización logística para disminuir las emisiones derivadas del transporte.

• Cualquier otra certificación o iniciativa que contribuya a la mejora de la calidad, la sostenibilidad, la seguridad o el cumplimiento normativo.

La disposición de estos sistemas o iniciativas podrá ser considerada como un criterio de valoración en los procesos de selección, homologación y seguimiento de los proveedores.

11. Derecho de evaluación

PROQUIMIA se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de estos requisitos mediante solicitud de información, revisión documental, evaluaciones de proveedores o auditorías, cuando se considere necesario.

Los proveedores deberán facilitar la información requerida dentro de los plazos establecidos.

12. Aceptación

La aceptación de un pedido de compra emitido por PROQUIMIA implica la aceptación íntegra de las presentes Condiciones Generales de Compra y de los requisitos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo que en ellas se establecen.

ASGIP-0671 versión 1

Última modificación: 23 de julio de 2026