CONDITIONS GÉNÉRALES D'ACHAT : EXIGENCES EN MATIÈRE DE QUALITÉ, D'ENVIRONNEMENT ET DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL POUR LES FOURNISSEURS

1. Objet

Les présentes Conditions Générales d'Achat ont pour objet d'établir les exigences minimales en matière de qualité, d'environnement et de santé et sécurité au travail que doivent respecter les fournisseurs de PROQUIMIA dans le cadre de la fourniture de produits, services, équipements, travaux ou prestations, afin de garantir le respect des exigences légales, réglementaires et internes applicables.

2. Champ d'application

Les présentes Conditions Générales d'Achat s'appliquent à tous les fournisseurs de PROQUIMIA, notamment :

• Fournisseurs de matières premières.

• Fournisseurs de produits chimiques.

• Fournisseurs d'emballages et de conditionnements.

• Fournisseurs de machines, d'équipements de travail, d'installations et de pièces de rechange.

• Prestataires de services.

• Entreprises sous-traitantes et contractantes.

• Transporteurs.

• Tout autre fournisseur dont les produits ou services peuvent avoir une incidence sur la qualité, l'environnement ou la santé et la sécurité au travail.

3. Exigences générales applicables à tous les fournisseurs

Tous les fournisseurs devront :

• Respecter la législation applicable ainsi que les exigences contractuelles convenues.

• Fournir des produits et services conformes aux spécifications établies.

• Garantir la traçabilité des produits lorsqu'elle est applicable.

• Informer immédiatement PROQUIMIA de toute non-conformité susceptible d'affecter la qualité, la sécurité, l'environnement ou le respect des exigences réglementaires.

• Coopérer avec PROQUIMIA dans la résolution des incidents, des non-conformités ou des réclamations.

• Mettre en œuvre les actions correctives nécessaires lorsque des non-conformités sont détectées.

• Conserver la documentation relative à la qualité pendant la durée légalement ou contractuellement requise.

• Garantir la confidentialité des informations et des données fournies par PROQUIMIA.

4. Exigences relatives à la fourniture de matières premières, de produits chimiques et de produits finis

Les fournisseurs devront fournir :

• La fiche de données de sécurité (FDS), lorsque celle-ci est exigée par la réglementation.

• La fiche technique du produit.

• La déclaration de conformité, lorsqu'elle est applicable.

• Les certificats d'analyse ou de qualité, lorsqu'ils sont requis.

• Les informations relatives aux substances soumises à des restrictions réglementaires, lorsqu'elles sont applicables (REACH, CLP, POP, etc.).

• Les informations relatives à la présence de substances extrêmement préoccupantes (SVHC), lorsqu'elles sont applicables.

• Les informations relatives à l'origine des matières premières, lorsque cela est requis.

• Toute modification de formulation, de procédé, de matière première, de conditionnement, de fournisseur ou de site de fabrication devra être communiquée préalablement à PROQUIMIA afin d'obtenir son approbation.

5. Exigences relatives aux emballages et aux conditionnements

Les fournisseurs d'emballages et de conditionnements devront garantir :

• La conformité avec la législation applicable.

• La compatibilité avec le produit fourni.

• Le respect des spécifications techniques convenues.

• La communication de toute modification susceptible d'affecter les caractéristiques de l'emballage ou du conditionnement.

• Les informations relatives à la recyclabilité, à la réutilisation ou à la valorisation des matériaux.

• Les informations concernant la teneur en matières recyclées, lorsqu'elles sont disponibles.

6. Transport de marchandises dangereuses

Lorsque le transport est soumis à la réglementation ADR, le fournisseur devra garantir :

• Le respect intégral de la réglementation ADR en vigueur.

• L'utilisation d'emballages homologués ONU, lorsque cela est requis.

• La conformité des véhicules, des équipements et de la documentation aux exigences réglementaires.

• Le bon arrimage des marchandises et la propreté du véhicule.

• Que les conducteurs disposent du certificat ADR en cours de validité correspondant à la spécialisation requise.

• Que le personnel participant aux opérations de chargement et de déchargement dispose de la formation appropriée.

• En cas de livraisons par citerne, que le personnel dispose des équipements de protection individuelle nécessaires, y compris un harnais antichute, ainsi que des équipements obligatoires du véhicule (cales, extincteurs et autres équipements exigés par la réglementation applicable).

7. Exigences relatives aux équipements de travail, aux machines et aux EPI

Les fournisseurs d'équipements de travail devront fournir :

• La fiche technique de l'équipement.

• Le manuel d'utilisation en catalan ou en espagnol.

• La déclaration UE de conformité.

• Le marquage CE.

• Le bon de livraison ou le certificat d'installation, lorsqu'il est applicable.

• Le certificat d'étalonnage initial et les informations relatives à la fréquence d'étalonnage, pour les équipements d'inspection et de mesure.

• La documentation relative aux exigences de métrologie légale, lorsqu'elle est applicable.

• La formation technique nécessaire à la bonne utilisation ou à la maintenance de l'équipement.

• Les conditions de garantie commerciale de l'équipement, lorsqu'elles sont applicables.

• Les informations relatives à la disponibilité du service technique, de l'assistance après-vente, des pièces de rechange et aux délais d'intervention.

• Il sera apprécié que les équipements bénéficient d'une période de garantie supérieure au minimum légal, ainsi que d'un service technique spécialisé, offrant une large couverture et la disponibilité des pièces de rechange pendant toute la durée de vie prévue de l'équipement.

Le cas échéant, devront également être fournis :

• Pour les équipements ATEX, la déclaration UE de conformité conformément à la directive ATEX.

• Dans le cas des quasi-machines, la déclaration d'incorporation et les instructions de montage.

Pour les machines d'occasion, le fournisseur devra fournir :

• L'identification du fabricant, le modèle et le numéro de série.

• Les informations relatives à l'existence du marquage CE et de la déclaration UE de conformité.

• Les manuels, instructions, schémas et la documentation technique disponible.

• La liste des modifications apportées à la machine.

• Des photographies actualisées de la machine et de ses dispositifs de sécurité.

Dans le cas de fabricants établis hors de l'Union européenne, il devra exister un représentant autorisé établi dans l'Union européenne chargé de conserver la documentation technique correspondante.

8. Exigences environnementales

Les fournisseurs devront :

• Respecter la législation environnementale applicable.

• Disposer des autorisations environnementales requises.

• Réduire au minimum les impacts environnementaux résultant de leurs activités.

• Utiliser efficacement l'énergie, l'eau et les matières premières.

• Réduire au minimum la production de déchets.

• Assurer un tri correct des déchets produits.

• Éviter les émissions, les déversements ou toute autre forme de pollution.

• Informer immédiatement PROQUIMIA de tout incident environnemental susceptible de l'affecter.

• Analyser les incidents environnementaux survenus et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires afin d'éviter leur récurrence.

• Lors de la sélection d'appareils électriques et électroniques, privilégier les équipements présentant une meilleure classe d'efficacité énergétique, dès lors qu'il existe des alternatives compatibles avec les exigences techniques et économiques de PROQUIMIA.

Lorsqu'ils assurent la gestion des déchets issus des travaux réalisés, ils devront :

• Faire appel exclusivement à des gestionnaires de déchets agréés.

• Conserver les justificatifs de la bonne gestion des déchets.

• Fournir les documents de traçabilité lorsqu'ils sont demandés.

• Gérer les équipements en fin de vie conformément à la réglementation en vigueur.

9. Exigences en matière de santé et de sécurité au travail

Les entreprises contractantes et sous-traitantes devront :

• Respecter la législation en vigueur en matière de prévention des risques professionnels.

• Respecter les procédures de Coordination des Activités des Entreprises (CAE) établies par PROQUIMIA et fournir la documentation requise avant le début des travaux.

• Garantir que le personnel dispose de la formation, des qualifications et des aptitudes nécessaires.

• Fournir les équipements de protection individuelle (EPI) appropriés et en imposer l'utilisation.

• Mettre en œuvre les mesures préventives nécessaires pour éviter les accidents, les déversements, les incendies ou toute autre situation d'urgence.

• Lorsque la réglementation en matière de sécurité industrielle exige l'enregistrement, la mise en conformité ou la mise en service d'un équipement de travail, le fournisseur sera responsable de réaliser les démarches et de fournir toute la documentation nécessaire à sa mise en conformité auprès de l'autorité compétente, sauf accord exprès contraire.

Lorsque les travaux concernent des installations soumises à la réglementation en matière de sécurité industrielle (RITE, REBT, RIPCI, REP, APQ ou toute autre réglementation applicable), le fournisseur devra disposer des habilitations, des enregistrements administratifs et des accréditations professionnelles requis, y compris de l'enregistrement RASIC correspondant, lorsqu'il est applicable.

10. Achats durables

Dans le cadre des processus d'homologation et d'évaluation des fournisseurs, il sera apprécié que ceux-ci disposent des éléments suivants :

• Un système de management de la qualité certifié selon la norme ISO 9001, IFS, BRC ou toute autre norme équivalente.

• Un système de management environnemental certifié selon la norme ISO 14001 ou une norme équivalente.

• Un système de management de la santé et de la sécurité au travail certifié selon la norme ISO 45001 ou une norme équivalente.

• Un Code d'éthique ou un Code de conduite mis en œuvre et applicable à l'ensemble de l'organisation.

• Un dispositif interne d'alerte ou de signalement conforme à la réglementation applicable.

• Des politiques de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) ou des critères ESG.

• La mesure de leur empreinte carbone et la mise en œuvre d'actions visant à la réduire ou à diminuer d'autres impacts environnementaux.

• L'intégration de critères d'écoconception, d'économie circulaire ou d'efficacité dans l'utilisation des ressources.

• La prise en compte des critères du cycle de vie lors du développement, de la fabrication et de la fourniture des produits et services, lorsque cela est techniquement et économiquement viable.

• L'utilisation de matériaux recyclés, recyclables ou présentant un moindre impact environnemental.

• La mise en œuvre de mesures visant à réduire les emballages et à optimiser la logistique afin de diminuer les émissions liées au transport.

• Toute autre certification ou initiative contribuant à l'amélioration de la qualité, de la durabilité, de la sécurité ou de la conformité réglementaire.

La mise en place de ces systèmes ou initiatives pourra être prise en compte comme critère d'évaluation dans les processus de sélection, d'homologation et de suivi des fournisseurs.

11. Droit d'évaluation

PROQUIMIA se réserve le droit de vérifier le respect des présentes exigences au moyen de demandes d'informations, de revues documentaires, d'évaluations des fournisseurs ou d'audits, lorsqu'elle le juge nécessaire.

Les fournisseurs devront fournir les informations demandées dans les délais établis.

12. Acceptation

L'acceptation d'une commande d'achat émise par PROQUIMIA implique l'acceptation intégrale des présentes Conditions Générales d'Achat ainsi que des exigences en matière de qualité, d'environnement et de santé et sécurité au travail qui y sont établies.

ASGIP-0671 version 1

Dernière modification : 23 juillet 2026