CONDICIONS GENERALS DE COMPRA: REQUISITS DE QUALITAT, MEDI AMBIENT I SST PER A PROVEÏDORS

CONDITIONS GÉNÉRALES D’ACHAT : EXIGENCES EN MATIÈRE DE QUALITÉ, D’ENVIRONNEMENT ET DE SST POUR LES FOURNISSEURS

1. Objet

Le présent document définit les exigences générales en matière de qualité, d’environnement et de santé et sécurité au travail que doivent respecter les fournisseurs, sous-traitants et entreprises partenaires de PROQUIMIA dans le cadre de la fourniture de produits, d’équipements et de services.

2. Champ d'application

Les présentes conditions s'appliquent à tous les fournisseurs qui fournissent :

Des matières premières, des produits intermédiaires et des produits finis.
Des contenants et des emballages.
Des équipements de travail, des machines et des équipements de protection individuelle.
Des services, des travaux et des opérations de maintenance.
Tout autre produit ou service susceptible d'affecter la qualité des produits, la conformité réglementaire, l’environnement ou la santé et la sécurité au travail.

3. Exigences générales applicables à tous les fournisseurs

Les fournisseurs devront :

Respecter l'ensemble de la législation applicable au produit ou au service fourni.
Disposer des autorisations, enregistrements, licences et assurances requis.
Respecter le délai de livraison convenu.
Garantir la compétence technique du personnel participant à la fourniture.
Maintenir un système de contrôle approprié de leurs processus afin d'assurer la conformité des produits et des services.
Conserver les enregistrements nécessaires pour démontrer le respect des exigences applicables.
Informer immédiatement de tout incident susceptible d'affecter la qualité, la sécurité, la conformité réglementaire ou l'environnement.
Informer préalablement de toute modification significative des procédés de fabrication, des matières premières, des formulations, des sites de production, des sous-traitances, des certifications ou de tout autre élément susceptible d'affecter le produit ou le service homologué.
Maintenir les conditions ayant motivé leur homologation en tant que fournisseur de PROQUIMIA.
Lorsque PROQUIMIA l'exige, toute modification des processus, produits ou services homologués devra faire l'objet d'une approbation préalable avant sa mise en œuvre.
Mettre en œuvre les mesures correctives et préventives nécessaires en cas de non-conformité détectée, en analyser les causes, appliquer les actions correspondantes et fournir les preuves correspondantes lorsqu'elles sont demandées.
Informer immédiatement de tout incident détecté après la livraison susceptible d'affecter la qualité, la sécurité ou la conformité réglementaire des produits ou services fournis.

4. Exigences relatives à la fourniture de matières premières, de produits chimiques et de produits finis

Les fournisseurs devront garantir :

Le respect des spécifications techniques et des exigences de qualité convenues.
Le respect des délais de livraison établis.
La conformité du produit fourni.
La traçabilité des lots ainsi que la présence du numéro de lot sur l'étiquette.
Le bon étiquetage des produits chimiques dangereux conformément au Règlement (CE) n° 1272/2008 (CLP) et, le cas échéant, conformément à la réglementation ADR.
La fourniture de la Fiche de Données de Sécurité (FDS) à jour, datant de trois ans au maximum.
La fourniture de la fiche technique à jour, datant de trois ans au maximum.
La conformité des substances aux exigences du règlement REACH pour les usages prévus.
La communication préalable de toute modification de la composition, des spécifications, de la classification, du procédé de fabrication ou de la documentation technique avant la fourniture du produit.
Une durée de conservation minimale de six mois au moment de la livraison, sauf accord exprès de PROQUIMIA.

5. Exigences relatives aux contenants et aux emballages

Lorsque la fourniture comprend des contenants ou des emballages, le fournisseur devra garantir :

Le bon étiquetage et la bonne identification des contenants.
Le respect des exigences légales applicables aux matériaux en contact avec le produit.
Le cas échéant, la fourniture du certificat d'homologation ADR de l'emballage.
Le cas échéant, la fourniture du certificat correspondant d'aptitude au contact alimentaire.
L'identification des matériaux et des composants constituant l'emballage.
La disponibilité des informations relatives à la composition, à la recyclabilité, à la teneur en matériaux recyclés et aux autres caractéristiques environnementales des emballages, lorsqu'elles sont requises.
La disponibilité de la documentation et des déclarations nécessaires pour démontrer la conformité à la réglementation applicable en matière d'emballages et de déchets d'emballages, y compris le Règlement (UE) 2025/40 (PPWR), lorsqu'il est applicable.
La communication préalable de toute modification des matériaux, des composants, du procédé de fabrication ou des spécifications des emballages susceptible d'affecter leur conformité réglementaire ou les performances convenues.
Le respect des exigences spécifiques établies par la réglementation applicable en matière d'emballages et de déchets d'emballages.
La fourniture, à la demande de PROQUIMIA, des informations techniques et de la documentation nécessaires pour permettre le respect des obligations réglementaires applicables aux emballages commercialisés par PROQUIMIA.

6. Transport de marchandises dangereuses

Lorsque le transport est soumis à la réglementation ADR, le fournisseur devra garantir:

Le respect intégral de la réglementation ADR en vigueur.
L'utilisation d'emballages homologués UN lorsque cela est exigé.
La conformité des véhicules, des équipements et de la documentation aux exigences réglementaires.
Un arrimage et un état de propreté du véhicule appropriés.
Que les conducteurs disposent d'un certificat ADR en cours de validité correspondant à la spécialisation requise.
Que le personnel impliqué dans les opérations de chargement et de déchargement dispose de la formation appropriée.
Dans le cas de livraisons effectuées par citerne, que le personnel dispose des équipements de protection individuelle nécessaires, y compris un harnais antichute, ainsi que des équipements obligatoires du véhicule (cales, extincteurs et autres équipements exigés par la réglementation applicable).

7. Exigences relatives aux équipements de travail, aux machines et aux EPI

Les fournisseurs d'équipements de travail devront fournir :

La fiche technique de l'équipement.
Le manuel d'instructions en catalan ou en espagnol.
La Déclaration UE de Conformité.
Le marquage CE.
Le bon de livraison ou le certificat d'installation, lorsqu'il est applicable.
Le certificat d'étalonnage initial ainsi que les informations relatives à la fréquence d'étalonnage, pour les équipements d'inspection et de mesure.
La documentation relative aux exigences de métrologie légale, lorsqu'elle est applicable.
La formation technique nécessaire à la bonne utilisation ou à la maintenance de l'équipement.
L'indication des conditions de garantie commerciale de l'équipement, lorsqu'elle est applicable.
Les informations relatives à la disponibilité du service technique, de l'assistance après-vente, de la disponibilité des pièces de rechange et des délais d'intervention.

Il sera apprécié que les équipements bénéficient d'une période de garantie supérieure au minimum légal, ainsi que d'un service technique spécialisé, disposant d'une large couverture et d'une disponibilité des pièces de rechange pendant toute la durée de vie prévue de l'équipement.

Le cas échéant, devront également être fournis :

Pour les équipements ATEX, la Déclaration UE de Conformité conformément à la directive ATEX.
Dans le cas des quasi-machines, la déclaration d'incorporation et les instructions de montage.

Pour les machines d'occasion, le fournisseur devra fournir :

L'identification du fabricant, le modèle et le numéro de série.
Les informations relatives à l'existence du marquage CE et de la Déclaration UE de Conformité.
Les manuels, instructions, schémas et la documentation technique disponibles.
La liste des modifications apportées à la machine.
Des photographies récentes de la machine et de ses dispositifs de sécurité.

Dans le cas de fabricants établis hors de l'Union européenne, un représentant autorisé établi au sein de l'Union européenne devra être désigné pour conserver la documentation technique correspondante.

8. Exigences environnementales

Les fournisseurs devront :

Respecter la législation environnementale applicable.
Disposer des autorisations environnementales requises.
Réduire au minimum les impacts environnementaux découlant de leurs activités.
Utiliser de manière efficace l'énergie, l'eau et les matières premières.
Réduire au minimum la production de déchets.
Assurer le tri correct des déchets générés.
Éviter toute émission, tout déversement ou toute autre forme de pollution.
Informer immédiatement de tout incident environnemental susceptible d'affecter PROQUIMIA.
Analyser les incidents environnementaux survenus et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires afin d'éviter leur répétition.
Lors de la sélection d'équipements électriques et électroniques, privilégier les équipements présentant une meilleure classe d'efficacité énergétique, dès lors qu'il existe des alternatives compatibles avec les exigences techniques et économiques de PROQUIMIA.

Lorsqu'ils assurent la gestion des déchets issus des travaux réalisés, ils devront :

Faire exclusivement appel à des gestionnaires de déchets agréés.
Conserver les justificatifs attestant de la bonne gestion des déchets.
Fournir la documentation de traçabilité lorsqu'elle est demandée.
Gérer les équipements en fin de vie conformément à la réglementation en vigueur.

9. Exigences en matière de Santé et Sécurité au Travail

Les entreprises contractantes et sous-traitantes devront :

Respecter la législation en vigueur en matière de prévention des risques professionnels.
Respecter les procédures de Coordination des Activités des Entreprises (CAE) établies par PROQUIMIA et fournir la documentation requise avant le début des travaux.
Garantir que le personnel dispose de la formation, des qualifications et des aptitudes nécessaires.
Fournir et imposer l'utilisation des équipements de protection individuelle appropriés.
Mettre en œuvre les mesures préventives nécessaires afin d'éviter les accidents, les déversements, les incendies ou toute autre situation d'urgence.
Lorsque la réglementation relative à la sécurité industrielle exige l'enregistrement, la mise en conformité ou la mise en service d'un équipement de travail, le fournisseur sera responsable de la gestion et de la remise de toute la documentation nécessaire à sa régularisation auprès de l'autorité compétente, sauf accord exprès contraire.
Lorsque les travaux concernent des installations soumises à la réglementation relative à la sécurité industrielle (RITE, REBT, RIPCI, REP, APQ ou toute autre réglementation applicable), le fournisseur devra disposer des habilitations, des enregistrements administratifs et des accréditations professionnelles requis, y compris de l'enregistrement RASIC correspondant, lorsqu'il est applicable.

10. Achats durables

Dans le cadre des processus d'homologation et d'évaluation des fournisseurs, seront appréciés positivement les fournisseurs qui disposent de :

Un système de management de la qualité certifié selon la norme ISO 9001, IFS, BRC ou une norme équivalente.
Un système de management environnemental certifié selon la norme ISO 14001 ou une norme équivalente.
Un système de management de la santé et de la sécurité au travail certifié selon la norme ISO 45001 ou une norme équivalente.
Un Code d'éthique ou un Code de conduite mis en œuvre et applicable au sein de l'organisation.
Un dispositif interne de communication ou d'alerte conforme à la réglementation applicable.
Des politiques de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) ou des critères ESG.
Des actions de mesure et de réduction de l'empreinte carbone ou d'autres impacts environnementaux.
Des critères d'écoconception, d'économie circulaire ou d'efficacité dans l'utilisation des ressources.
La prise en compte de critères liés au cycle de vie dans le développement, la fabrication et la fourniture des produits et des services, lorsque cela est techniquement et économiquement réalisable.
L'utilisation de matériaux recyclés, recyclables ou présentant un impact environnemental réduit.
Des mesures de réduction des emballages et d'optimisation logistique afin de diminuer les émissions liées au transport.
Toute autre certification ou initiative contribuant à l'amélioration de la qualité, de la durabilité, de la sécurité ou de la conformité réglementaire.

La mise en place de ces systèmes ou initiatives pourra être prise en compte comme critère d'évaluation dans les processus de sélection, d'homologation et de suivi des fournisseurs.

11. Droit d'évaluation

PROQUIMIA se réserve le droit de vérifier le respect des présentes exigences au moyen de demandes d'informations, de revues documentaires, d'évaluations des fournisseurs ou d'audits, lorsqu'elle le juge nécessaire.

Les fournisseurs devront fournir les informations demandées dans les délais établis.

12. Acceptation

L'acceptation d'une commande d'achat émise par PROQUIMIA implique l'acceptation intégrale des présentes Conditions Générales d'Achat ainsi que des exigences en matière de qualité, d'environnement et de santé et sécurité au travail qui y sont définies.

ASGIP-0671 version 1
Dernière modification : 23 juillet 2026