Entrevista a Jorge Rodriguez Bustos

Perfil profesional: Licenciado en Veterinaria. Auditor Líder IFS Food, ISO 22000 e IFS Progress Food.

En Proquimia apostamos por el diálogo constante con los profesionales que lideran el cambio en materia de seguridad alimentaria. Hoy entrevistamos a Jorge Rodríguez Bustos, veterinario y auditor líder de Sistemas de Gestión basados en normas certificables. Con él hablamos sobre riesgos, auditorías IFS y los retos más comunes en el camino hacia la certificación.

¿Podrías contarnos un poco sobre tu experiencia como auditor de Sistemas de Gestión de la Seguridad Alimentaria basados en normas certificables?

Mi proceso de calificación ha sido un camino largo, debido a la exigencia que supone y a que lo he ido compaginando con mi actividad habitual como consultor. Una vez obtenidas en cada una de las Normas, a partir de ahí se trata de ir ganando experiencia, como en todo, seguir aprendiendo, y pulir cada vez más tu forma de auditar. Para mí, lo más atractivo, aparte del desafío técnico que supone, es la oportunidad que te brinda de aprender, ya que auditas múltiples empresas, de sectores muy distintos, si tienes los códigos como auditor, y con actividades muy diversas, cada una con sus procesos y soluciones. Y, por otra parte, la de conocer a muchos profesionales del sector de la Calidad y la Seguridad Alimentaria, con los que siempre se pueden compartir ideas, información, recursos y la pasión por nuestro trabajo.

¿Siempre comentas que muchos de los requisitos de las Normas se deben desarrollar basándose en la Evaluación del Riesgo, puedes detallarlo un poco?

El enfoque actual es que gran parte de las decisiones, si no todas, deben basarse en una evaluación del riesgo, que no es tan distinto de lo que se ha venido haciendo siempre, si lo miramos bien, pero ahora simplemente hay que sistematizarlo, justificarlo y documentarlo. Un ejemplo: por lógica, sentido común y conocimientos de higiene, no vamos a realizar la misma limpieza en una cortadora de fiambre, que en el suelo del almacén de envases. Bueno, ahora, llegaremos a esa misma conclusión (la cortadora se limpia y desinfecta tras cada uso, el almacén se limpia con barredora cada semana) en base a una evaluación del riesgo, que nos dará un resultado similar. En otros casos, el resultado del análisis puede no ser tan parecido al que teníamos, porque nos ayuda a ver factores que podríamos haber pasado por alto, de ahí su utilidad. Además, hace que todo el Sistema sea consistente y se rija por un mismo criterio.

¿Cuáles son las no conformidades más comunes que encuentras durante tus auditorías?

En general, son comunes pequeñas cuestiones de mantenimiento de las instalaciones, normales en cualquier industria y que, por las prisas del día a día, se ha ido dejando pendientes. En cuanto a la parte documental, suelen ser alguna incongruencia (por ejemplo, que se ha establecido una frecuencia para algún tipo de acción que no se cumple) o que falta (una ficha técnica que el proveedor no envió). En resumen, los hallazgos de auditoría suelen servir al principio de mejora continua de estos sistemas, al detectar esas deficiencias que habían pasado desapercibidas a la empresa y son vistas por “otros ojos”.

¿Podrías describir alguna auditoría particularmente desafiante que hayas realizado? ¿Qué la hizo tan difícil?

Hasta el momento, las que me han resultado más difíciles han sido las auditorías supervisadas. En ellas, al margen del desafío que supone la auditoría en sí, tienes la presión añadida de que alguien está supervisando tu desempeño. Es difícil abstraerte. Sobre todo, la de calificación, ya que es una especie de “examen final”.

¿Qué tipo de desviaciones o no conformidades suelen ser las más difíciles de corregir para las empresas?

En la parte estructural, alguna que tuviera que ver con los flujos de productos y los riesgos de contaminación cruzada, porque a veces es muy difícil rediseñar la industria. Aunque sería poco probable que, en esas circunstancias, se hayan podido certificar.

Yo creo que lo más difícil de corregir es la falta de compromiso de la Dirección. Si ellos no creen en lo que están haciendo, difícilmente el Sistema va a funcionar bien, y esa falta de compromiso se percibe desde fuera y, sobre todo, desde dentro. Estas certificaciones son muy exigentes, y precisan del convencimiento y la implicación de todos los que deben participar en ellas. Y eso debe emanar desde arriba en la estructura de la empresa, y notarse en las prioridades, decisiones y actitudes.

¿Tienes alguna anécdota interesante o curiosa de tus auditorías que puedas compartir?

Mientras explicaba a las dos gerentes de una empresa que las auditorías aportar detalles para la mejora, y que, al venir de fuera, frecuentemente vemos cosas que, en la propia empresa, con el día a día, no ven. Estábamos en su oficina, y les dije “por ejemplo, ese agujero que tenéis en la pared”. Inmediatamente, y las dos a la vez, se giraron y me dijeron, totalmente sorprendidas “pero ¿hay un agujero?”. ¡No lo habían visto nunca! Y fue lo primero que me llamó la atención al entrar. Pasa mucho (a mí también como consultor). Notas en la cara del auditado que está pensando, “pero ¿cómo no me he dado cuenta? ¡si está clarísimo!”.

¿Cómo preparas una auditoría basada en normas IFS? ¿Qué pasos sigues?

En los días previos, reviso la documentación que la empresa me ha enviado (diagramas de flujo, cuadros de gestión, planos, organigrama), y que les solicitamos en el correo con el que les hacemos llegar el Plan de auditoría, unos 15 días antes de la misma. También repaso el informe del año anterior, y las desviaciones que hubo en esa auditoría, y la legislación que aplique, sobre todo criterios microbiológicos, contaminantes y LMRs. Busco también información sobre retiradas o alertas de ese sector o producto. Repaso el alcance del certificado para cerciorarme que tengo los códigos (de producto y tecnológicos) necesarios para llevarla a cabo. También visito su web. Con eso, llevo una idea inicial bastante aproximada del tipo de empresa y de los aspectos en los que debo fijarme. Una vez allí, voy añadiendo cuestiones según lo que vaya viendo.

¿Qué recomendaciones darías a una empresa que está a punto de someterse a una auditoría IFS por primera vez?

Si está a punto, ya sólo queda confiar en el trabajo hecho y estar tranquilos. Los auditores partimos de la base de que las empresas cumplen los requisitos de la norma y, simplemente, vamos a comprobar que, en efecto, es así.

Si tienen más tiempo por delante, les diría que la certificación es el fruto del trabajo día a día. Son sistemas tan complejos y con tantos aspectos interconectados, que es muy difícil “ajustarlo” todo a última hora. Si un sistema no está realmente implantado y no se lleva al día, es muy difícil que no se note durante la auditoría

Por último, les recomendaría trabajar en la implantación de una buena Cultura de la Seguridad Alimentaria. La participación del personal es fundamental para el éxito de estos sistemas, y este debe sentirse partícipe y elemento fundamental del mismo, porque realmente lo son. Está demostrado que se obtienen mejores resultados mediante su refuerzo positivo, su toma de conciencia, su implicación y su participación en los objetivos comunes de la empresa.

¿Cómo manejas situaciones en las que encuentras resistencia o falta de cooperación por parte del personal de la empresa auditada?

Afortunadamente, hasta ahora no se me ha dado el caso. A toda empresa le asiste, durante la auditoría, el derecho a la discrepancia, por supuesto. De hecho, en muchas ocasiones, lo que inicialmente parece una desviación, puede quedar aclarada con explicaciones o evidencias adicionales. Aún así, puede no haber acuerdo, y la empresa siempre dispondrá del derecho de apelación a la Entidad de Certificación y a IFS, y el derecho a la renuncia o la recusación.

¿Qué cambios has observado en las normas IFS a lo largo de los años y cómo han afectado tu trabajo como auditor?

Dentro de IFS, y especialmente en el Comité Técnico, estudian detenidamente los resultados de las auditorías y sus estadísticas (desviaciones más comunes, requisitos con mayor número de desviaciones), así como las quejas, observaciones y sugerencias de las partes implicadas, de modo que es una norma en constante evolución y mejora. Desde nuestro punto de vista, quizá lo más importante haya sido la mejora en el software y el formato de informe. Nos facilita bastante la labor y nos permite emplear más tiempo en auditar y menos en escribir.

¿Qué herramientas o tecnologías utilizas para realizar tus auditorías y cómo han mejorado tu eficiencia?

Sólo utilizo el software específico de IFS para la realización de la auditoría, del que después sale el informe, y un ordenador portátil. Hay compañeros que hacen la visita a las instalaciones con una Tablet o un cuaderno electrónico, pero sé que, en mi caso, acabaría en el suelo probablemente en la primera auditoría. No sería una buena inversión.

¿Y para acabar que consejo darías a cualquier responsable de calidad de una Industria Alimentaria antes de emprender un reto como la de la certificación?

Creo que una frase que resume bien el espíritu de las normas podría ser algo como ”Di lo que haces y haz lo que dices”, o sea, hay que describir y procedimentar todo lo que se va a hacer en la empresa para cumplir con los requisitos de la norma y, después, hay que ser consecuente y llevarlo a cabo, porque es eso lo que nosotros vamos a comprobar. Si el sistema es consistente y está realmente implantado.

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