CONDICIONS GENERALS DE COMPRA: REQUISITS DE QUALITAT, MEDI AMBIENT I SST PER A PROVEÏDORS
CONDICIONS GENERALS DE COMPRA: REQUISITS DE QUALITAT, MEDI AMBIENT I SST PER A PROVEÏDORS
1. Objecte
Aquest document estableix els requisits generals de qualitat, medi ambient i seguretat i salut en el treball que han de complir els proveïdors, sots-contractistes i empreses col·laboradores de PROQUIMIA en el subministrament de productes, equips i serveis.
2. Àmbit d'aplicació
Aquestes condicions són aplicables a tots els proveïdors que subministrin:- Matèries primeres, intermedis i productes acabats.
- Envasos i embalatges.
- Equips de treball, maquinària i equips de protecció individual.
- Serveis, obres i manteniments.
- Qualsevol altre producte o servei que pugui afectar la qualitat dels productes, el compliment legal, el medi ambient o la seguretat i salut en el treball.
3. Requisits generals aplicables a tots els proveïdors
Els proveïdors hauran de:- Complir tota la legislació aplicable al producte o servei subministrat.
- Disposar de les autoritzacions, registres, llicències i assegurances exigibles.
- Complir amb el termini de lliurament acordat.
- Garantir la competència tècnica del personal que participa en el subministrament.
- Mantenir un sistema adequat de control dels seus processos que asseguri la conformitat dels productes i serveis.
- Conservar els registres necessaris per demostrar el compliment dels requisits aplicables.
- Comunicar de manera immediata qualsevol incidència que pugui afectar la qualitat, la seguretat, el compliment legal o el medi ambient.
- Comunicar prèviament qualsevol canvi rellevant en processos de fabricació, matèries primeres, formulacions, ubicacions productives, subcontractacions, certificacions o qualsevol altre aspecte que pugui afectar el producte o servei homologat.
- Mantenir les condicions que van motivar la seva homologació com a proveïdor de PROQUIMIA.
- Quan PROQUIMIA ho estableixi, qualsevol modificació en els processos, productes o serveis homologats requerirà la seva aprovació prèvia abans de ser implantada.
- Adoptar les mesures correctives i preventives necessàries davant qualsevol no conformitat detectada, analitzar-ne les causes, implantar les accions corresponents i facilitar-ne les evidències quan siguin requerides.
- Comunicar immediatament qualsevol incidència detectada amb posterioritat al lliurament que pugui afectar la qualitat, la seguretat o el compliment reglamentari dels productes o serveis subministrats.
4. Requisits per al subministrament de matèries primeres, productes químics i productes acabats
Els proveïdors hauran de garantir:- El compliment de les especificacions tècniques i dels requisits de qualitat acordats.
- El compliment dels terminis de lliurament establerts.
- La conformitat del producte subministrat.
- La traçabilitat dels lots i nº de lot a l’etiqueta.
- El correcte etiquetatge dels productes químics perillosos conforme al Reglament (CE) 1272/2008 (CLP) i, si aplica, conforme a la normativa ADR.
- El subministrament de la Fitxa de Dades de Seguretat actualitzada (FDS), amb una antiguitat màxima de tres anys.
- El subministrament de la fitxa tècnica actualitzada, amb una antiguitat màxima de tres anys.
- Que les substàncies compleixin els requisits establerts pel Reglament REACH per als usos previstos.
- Comunicar qualsevol modificació en la composició, especificacions, classificació, procés de fabricació o documentació tècnica abans del seu subministrament.
- Garantir una vida útil mínima de sis mesos en el moment del lliurament, llevat d'acord exprés amb PROQUIMIA.
5. Requisits d'envasos i embalatges
Quan el subministrament inclogui envasos o embalatges, el proveïdor haurà de garantir:-
- Correcte etiquetatge i identificació dels envasos.
- Compliment dels requisits legals aplicables als materials en contacte amb el producte.
- En cas que sigui aplicable, aportació del certificat d'homologació ADR de l'envàs.
- En cas que sigui aplicable, aportació del corresponent certificat d'aptitud per al contacte amb aliments.
- Identificació dels materials i components que conformen l'envàs.
- Disponibilitat de la informació relativa a la composició, reciclabilitat, contingut de material reciclat i altres característiques ambientals dels envasos, quan sigui requerida.
- Disponibilitat de la documentació i de les declaracions necessàries per acreditar el compliment de la normativa aplicable en matèria d'envasos i residus d'envasos, inclòs el Reglament (UE) 2025/40 (PPWR), quan sigui aplicable.
- Comunicació prèvia de qualsevol modificació dels materials, components, procés de fabricació o especificacions dels envasos que pugui afectar la seva conformitat reglamentària o les prestacions acordades.
- Compliment dels requisits específics establerts per la normativa aplicable en matèria d'envasos i residus d'envasos.
- Facilitació, a requeriment de PROQUIMIA, de la informació tècnica i documental necessària per permetre el compliment de les obligacions reglamentàries aplicables als envasos comercialitzats per PROQUIMIA.
6. Transport de mercaderies perilloses
Quan el transport estigui sotmès a la reglamentació ADR, el proveïdor haurà de garantir:- El compliment íntegre de la normativa ADR vigent.
- L'ús d'envasos homologats UN quan sigui exigible.
- Que els vehicles, equips i documentació compleixin els requisits reglamentaris.
- Estiba i higiene del vehicle adequades.
- Que els conductors disposin del certificat ADR vigent corresponent a l'especialitat requerida.
- Que el personal implicat en les operacions de càrrega i descàrrega disposi de la formació corresponent.
- En el cas de subministraments mitjançant cisterna, que el personal disposi dels equips de protecció individual necessaris, inclòs l'arnès anti-caigudes, així com dels equips obligatoris del vehicle (falques, extintors i altres equips exigits per la reglamentació aplicable).
7. Requisits per a equips de treball, maquinària i EPI
Els proveïdors d'equips de treball hauran de facilitar:- Fitxa tècnica de l'equip.
- Manual d'instruccions en català o castellà.
- Declaració UE de Conformitat.
- Marcatge CE.
- Albarà o certificat d'instal·lació, quan sigui aplicable.
- Certificat de calibració inicial i informació sobre la freqüència de calibratge, en equips d’inspecció i mesura.
- Documentació relativa als requisits de metrologia legal, quan sigui aplicable.
- Formació tècnica necessària per a la correcta utilització o manteniment de l'equip.
- Indicació de les condicions de garantia comercial de l'equip, quan sigui aplicable.
- Informació sobre la disponibilitat del servei tècnic, assistència postvenda, disponibilitat de recanvis i terminis de resposta.
- Es valorarà positivament que els equips disposin d'un període de garantia superior al mínim legal, així com d'un servei tècnic especialitzat, amb una àmplia cobertura i disponibilitat de recanvis durant la vida útil prevista de l'equip.
- En equips ATEX, Declaració UE de conformitat conforme a la Directiva ATEX.
- En cas de quasi màquines, declaració d'incorporació i instruccions de muntatge.
- Identificació del fabricant, model i número de sèrie.
- Informació sobre l'existència de marcatge CE i declaració UE de conformitat.
- Manuals, instruccions, esquemes i documentació tècnica disponible.
- Relació de modificacions efectuades sobre la màquina.
- Fotografies actualitzades de la màquina i dels seus elements de seguretat.
8. Requisits ambientals
Els proveïdors hauran de:- Complir la legislació ambiental aplicable.
- Disposar de les autoritzacions ambientals exigibles.
- Minimitzar els impactes ambientals derivats de les seves activitats.
- Utilitzar de manera eficient l'energia, l'aigua i les matèries primeres.
- Minimitzar la generació de residus.
- Segregar correctament els residus generats.
- Evitar emissions, vessaments o qualsevol forma de contaminació.
- Comunicar immediatament qualsevol incidència ambiental que pugui afectar PROQUIMIA.
- Analitzar els incidents ambientals ocorreguts i implantar les accions correctives necessàries per evitar-ne la repetició.
- En la selecció d'aparells elèctrics i electrònics, els proveïdors hauran de prioritzar els equips amb una classificació d'eficiència energètica superior, sempre que existeixin alternatives compatibles amb els requisits tècnics i econòmics de PROQUIMIA.
- Utilitzar exclusivament gestors autoritzats.
- Conservar els justificants de la correcta gestió dels residus.
- Facilitar la documentació de traçabilitat quan sigui requerida.
- Gestionar els equips fora d'ús conforme a la normativa vigent.
9. Requisits de Seguretat i Salut en el Treball
Les empreses contractistes i subcontractistes hauran de:- Complir la legislació vigent en matèria de prevenció de riscos laborals.
- Complir els procediments de Coordinació d'Activitats Empresarials (CAE) establerts per PROQUIMIA i aportar la documentació requerida abans de l'inici dels treballs.
- Garantir que el personal disposa de la formació, qualificació i aptitud necessàries.
- Facilitar i exigir la utilització dels equips de protecció individual adequats.
- Aplicar les mesures preventives necessàries per evitar accidents, vessaments, incendis o altres situacions d'emergència.
- Quan la normativa de seguretat industrial exigeixi la inscripció, legalització o posada en servei d'un equip de treball, el proveïdor serà responsable de gestionar i lliurar tota la documentació necessària per a la seva correcta legalització davant l'autoritat competent, llevat que s'acordi expressament el contrari.
10. Compra sostenible
En els processos d’homologació i avaluació de proveïdors, es valorarà positivament que aquests disposin de:- Disposar d'un sistema de gestió de la qualitat certificat segons la norma ISO 9001 o IFS o BRC o equivalent.
- Disposar d'un sistema de gestió ambiental certificat segons la norma ISO 14001 o equivalent.
- Disposar d'un sistema de gestió de la seguretat i salut en el treball certificat segons la norma ISO 45001 o equivalent.
- Comptar amb un Codi Ètic o Codi de Conducta implantat i aplicable a l'organització.
- Disposar d'un canal intern de comunicació o denúncia conforme a la normativa aplicable.
- Desenvolupar polítiques de responsabilitat social corporativa (RSC) o criteris ESG.
- Mesurar i implantar accions de reducció de la petjada de carboni o d'altres impactes ambientals.
- Incorporar criteris d'ecodisseny, economia circular o eficiència en l'ús dels recursos.
- Considerar criteris de cicle de vida en el desenvolupament, fabricació i subministrament dels productes i serveis, sempre que sigui tècnicament i econòmicament viable.
- Utilitzar materials reciclats, reciclables o de menor impacte ambiental.
- Aplicar mesures de reducció d'embalatges i d'optimització logística per disminuir les emissions derivades del transport.
- Disposar de qualsevol altra certificació o iniciativa que contribueixi a la millora de la qualitat, la sostenibilitat, la seguretat o el compliment normatiu.